Flujos y etapas
Diseña procesos, ordena etapas y configura reglas del flujo.
Qué es un flujo
Es la configuración de un proceso comercial. Reúne nombre, formularios, etapas, estados, orden visual, columnas, responsables, campaña y reglas.
Crear o editar
Usa un nombre inequívoco y registra producto, sede o periodo cuando sea necesario.
Comprueba qué capturas ingresarán al proceso.
Cada etapa debe representar un hito comercial observable.
Selecciona campos de la grilla y su orden.
Otorga acceso sólo a ejecutivos autorizados.
Etapas y estados
La etapa indica posición; el estado expresa condición o resultado. Evita usarlos como sinónimos.
| Elemento | Ejemplo | Uso |
|---|---|---|
| Etapa | Evaluación | Ubicación en el recorrido |
| Estado | Pendiente | Condición actual |
| Motivo | No respondió | Explicación del estado |
| Resultado | Ganado | Cierre comercial |
Orden visual
Arrastra etapas desde inicio hasta resultado. El orden debe coincidir en configuración, embudo, filtros y grilla. Ganados, perdidos y no gestionables deben distinguirse.
Controles al cambiar de etapa
En Configurar flujo → Diseño y etapas, cada etapa permite definir qué solicitar al ejecutivo antes de confirmar el movimiento.
| Control | Qué hace | Cuándo conviene activarlo |
|---|---|---|
| Solicitar comentario | Muestra un campo libre y exige una explicación. | Cuando el contexto no puede resumirse en opciones predeterminadas. |
| Motivos administrables | Muestra los motivos creados para la etapa en la sección de reglas. | Cuando se necesita información comparable en reportes. |
| Agendar seguimiento | Exige fecha, hora y objetivo de la próxima acción. | En etapas que requieren continuidad, como “Volver a llamar”. |
Puedes usar comentario, motivos, ambos o ninguno. Si activas seguimiento, la oportunidad no podrá moverse sin programar la próxima acción. Desactívalo en etapas finales o que no requieren continuidad.
Columnas de la grilla
Los campos visibles provienen de formularios asociados. Selecciona únicamente datos útiles para decidir y deja el detalle completo dentro de la ficha.
Reglas y campañas
- Define cuándo crear oportunidad o registrar actividad.
- Especifica alcance global, por conjunto o por flujo.
- Documenta condiciones, prioridad y acción.
- Prueba con casos nuevo, reactivado y duplicado.
- Conserva excepciones ad hoc aisladas por cuenta.
Renombrar, eliminar o reordenar etapas puede afectar filtros, reportes, automatizaciones y capacitación. Revisa dependencias antes de guardar.
Lista de validación
- Nombre y propósito claros.
- Formularios correctos.
- Etapas activas y ordenadas.
- Estados y motivos sin duplicidad.
- Columnas legibles.
- Ejecutivos asignados.
- Reglas probadas.